Trop d’outils, trop de dépenses ? C’est le moment de simplifier !

Vous êtes vous déjà laissé débordé par votre équipe ? Leur avez-vous déjà donné assez de liberté pour choisir leurs outils et leurs méthodes de travail pour qu’ils livrent le plus rapidement possible ? C’est monnaie courante dans nos startups, c’est notre manière de gérer, de faire confiance… et de dépenser 😲🤑

Alors les résultats sont peut-être à la hauteur de vos attentes, mais si vous laissez glisser la situation, votre rentabilité va fondre comme la neige au soleil, c’est de saison !

Gestion de projet, finances, dev… Si chaque équipe utilise un logiciel différent, c’est le chaos assuré et les poches vides à la fin du mois ! J’en ai fait l’expérience, lorsque justement, je suis partie à la chasse aux dépenses. Et croyez-moi, une fois qu’on aligne tous ces beaux outils avec leur 5$/utilisateur par mois dans un tableau Excel, et qu’on fait l’addition, ça fait froid dans le dos. 

1er réflexe : on coupe !!! Mais c’est ma tête qui a failli y passer. Chaque département a défendu bec et ongles son outil préféré, convaincu qu’il est irremplaçable. Résultat ? Au delà de la dépnese, des systèmes qui ne communiquent pas entre eux, des données dispersées et une perte de temps monumentale. Et c’est difficile de revenir en arrière.

Pourquoi trop d’outils tuent la productivité ?

L’adoption effrénée d’outils numériques part généralement d’une bonne intention : optimiser le travail, gagner du temps, gagner en efficacité. Mais sans une vision globale, c’est souvent l’effet inverse qui se produit : On perd en productivité.

•   Duplication des données : Chaque outil fonctionne en silo, obligeant les équipes à recopier ou transférer manuellement des informations.
•   Manque de visibilité : Impossible d’avoir une vue d’ensemble sur l’activité de l’entreprise.
•   Coût élevé : Licences, formations, maintenance… Additionnez tout cela et vous verrez l’impact sur votre portefeuille.
•   Résistance au changement : Plus vous laissez vos équipes déployer leurs propres outils, plus il est difficile de faire machine arrière.

La clé : centraliser dès le départ

Si vous voulez éviter ce casse-tête, une seule règle : simplifiez le plus tôt possible. 

1.   Choisissez une plateforme centralisée : Optez pour un outil unique ou un écosystème intégré capable de couvrir l’essentiel. Par exemple vous pouvez construire votre écosystème autour d’un CRM comme Salesforce qui permet d’y raccrocher des modules de finances ou gestion d’inventaire. Vous pouvez aussi utiliser des outils intégrés comme Zoho qui proposent un écosystème complet. 
2.   Assurez l’interopérabilité : Si plusieurs outils sont nécessaires, vérifiez qu’ils s’intègrent bien entre eux pour éviter la saisie manuelle. Utilisez des automatisations avec Zapier our Make pour assurer que les informations circulent bien.
3.   Limitez le nombre de logiciels : Moins d’outils, c’est moins de formation, moins d’erreurs et plus d’efficacité. Et c’est possible de limiter. Pensez à choisir des logiciels qui s’intègrent de base, comme Jira avec Confluence ou Slack (avec à peu près tout). 
4.   Priorisez l’expérience utilisateur : Un outil efficace est un outil utilisé ! Vérifiez qu’il est intuitif et adapté aux besoins de vos équipes. Si c’est un succès dans une équipe, pourquoi pas le généraliser à toute la compagnie ?

Résultat : Plus d’efficacité et moins de pertes

En rationalisant vos outils, vous constaterez rapidement de vrais bénéfices :

✅ Moins de perte de temps

✅ Moins de perte d’argent

✅ Plus de fluidité dans les échanges

✅ Une vision globale et en temps réel

Ne laissez pas la multiplication des outils freiner votre croissance. 

Si vous ne savez pas par où commencer, rejoignez Focus Croissance. Dans notre parcours opérationnel, nous vous aidons à structurer votre gestion pour gagner en efficacité et en sérénité.

À bientôt !